Foreningens
virke fremgår af vedtægtens seneste udgave af 9. marts 1998.
Foreningen ledes af en bestyrelse, hvis medlemmer i henhold til
vedtægtens § 8, vælges på generalforsamlingen i marts måned.
På et snarest efterfølgende bestyrelsesmøde konstituerer bestyrelsen
sig ved fordeling af bestyrelseshvervene mellem sig. Ingen er valgt til
et bestemt hverv med mindre en betinget valgvillighed er fremsat for
generalforsamlingen eller formanden.
Suppleanterne deltager på lige fod i bestyrelsesarbejdet og påtager sig traditionelt hvervene som moccamestre.
Indehaverne af de enkelte hverv har visse pligter at passe:
Formanden
1) Forestår afviklingen af de programsatte mødeaftener
a) Oplåsning og aflåsning af mødelokalet med den
af Lokalhistorisk Arkiv betroede nøgle og alarmkode. Oplukning normalt
kl. 18.30.
b) Sørger for, at de af foredragsholderen
bestilte tekniske hjælpemidler er til stede.
c) Fungerer som mødeleder.
d) Opgaverne kan uddelegeres til andre
bestyrelsesmedlemmer
2)
Indkalder
til bestyrelsesmøder
a) Udsender dagsorden (normalt på mail til
bestyrelsens medlemmer) i god tid.
Minimumbehovet for bestyrelsesmøder er:
Februar
(inden generalforsamlingen)
Dagsorden:
1) Valg til bestyrelsen
2) Regnskab og budget
3) Dirigent-forslag
4) ”En interessant film”- valg af -
5) Slægts-Tidende
6) Aktiviteter/anskaffelser. Forslag som skal medregnes i budgettet.
7) Eventuelt
Marts
(efter generalforsamlingen)
Dagsorden:
1) Konstituering af bestyrelsesposter
2) Foredragsønsker for næste sæson
3) Slægtshistoriske temaaftener
4) Evt. ekskursioner
5) Udflugt
6) Evt. aktiviteter/anskaffelser
7) Eventuelt
I øvrigt bestyrelsesmøder efter behov. De kan normalt afholdes på
Lokalhistorisk Arkiv.
(Konferér med arkivets kalender i frokoststuen og Arkivleder)
3) Sammensætter
den følgende sæsons program
Sæsonen omfatter 14 mødeaftener, hvoraf marts
måneds er generalforsamling. Hvoraf 5 tilstræbes afviklet med
fremmed foredragsholder arrangeret i samarbejde med
Folkeuniversitetet.
a) De fremsatte emneønsker søges imødekommet i
prioriteret rækkefølge med passende foredragsholdere, som skal kunne
godkendes af Folkeuniversitetet.
b) De ønskede foredragsholdere kontaktes
telefonisk for aftale om emne, dato og aflønning gennem
Folkeuniversitetet.
c) Folkeuniversitetet Lillebælt (p.t. v/ Anna
Margrethe
Nygaard Skov, Fredericia Bibliotek) ansøges skriftligt om godkendelse
af foredragsholderne og emner ved samtidig tilsendelse af det
ønskede program med oplysning om, at
foredragsholderne har givet telefonisk tilsagn. (Folkeuniversitetet
kontakter derefter foredragsholderne og tilsender efterhånden
formanden de underskrevne kontrakter med
girokort og foredragsholdernes praktiske ønsker).
d) Foredragsholderne takkes skriftligt for deres
tilsagn
og oplyses om, at aftalen er videregivet til
Folkeuniversitetet.
Ca.
en uge før mødet tilsendes
foredragsholderen (som reminder og velkomst) foreningens sæsonprogram
med bekræftelse på, at de ønskede praktiske hjælpemidler vil være til
stede og at evt.hotelreservation er
foretaget.(Folkeuniversitetet foretager hotelreservationen, men tjek
lige med FU!)
e) Bestyrelsen tilsendes (vedhæftet på mail) –
samtidig med c) og d) – det opstillede program.
f) Slægts-Tidende's redaktør skal pr.
mail modtage efterårs- og forårsprogramdelen/generelle praktiske
foreningsoplysninger/bestyrelsen inden deadline: 1. april.
Næstformanden
Næstformanden træder i stedet for formanden, hvis denne har forfald og
indtræder midlertidig – eller sørger for, at et bestyrelsesmedlem kan
indtræde midlertidigt - for sekretæren, bibliotekaren og
forlystelsesrådet, hvis disse har forfald ved møder og arrangementer.
Kassereren
Kassereren sørger for god regnskabsmæssig etik og indsamler alle bilag
på foreningens indtægter og udgifter samt sørger for rettidige
betalinger efter bilag i forening med formanden.
Kassereren udarbejder årsregnskab til bestyrelsens efterretning inden
fremlæggelse på generalforsamlingen.
Kassereren sørger for at alle medlemmer er registreret med navn og
adresse i forbindelse med udsendelse af kontingentindbetaling og andet
postalt materiale, samt at alle medlemmer får udstedt et navneskilt.
Kassereren tjekker medlemmernes kontingentbetalinger og rykker for
eventuel manglende betaling.
Kassereren sørger for at alle navnekuverter, som ikke er afhentet ved
medlemsmøder, bliver sendt.
Kassereren indsamler betalinger for kaffe, gæstebilletter og eventuelle
andre aftalte ydelser ved medlemsmøderne.
Sekretæren
Sekretæren sørger for, at der skrives referater fra alle bestyrelses-,
udvalgsmøder og arrangementer til arkivering i Bestyrelsesprotokollen.
Kopi fremsendes til bestyrelsen.
Sekretæren sørger for udarbejdelse af tilmeldingsliste og andre lister
i forbindelse med foreningens arrangementer samt sørger for, at billed-
og andet eksternt materiale indsamles i Arkiv-mappen.
Et
udpeget bestyrelsesmedlem sørger for, at derudskrives navnekuverter til
forsendelse af foreningens publikationer samt pakning af
kuverter
med indhold til forsendelse.
Bibliotekaren
Bibliotekaren sørger for, at alle publikationer i foreningens bibliotek
er til stede, samt at tilkomne publikationer bliver registreret i
udlånsmappen efter regler udarbejdet af bestyrelsen.
Bibliotekaren sørger for, at udlån hjemkommer til foreningens bibliotek
ved henvendelse til glemsomme lånere.
Redaktøren
Næstformanden vælges til redaktør af foreningens medlemsblad
Slægts-Tidende, hvis ingen anden vælges.
Slægts-Tidende udkommer 3 gange årligt ved medlemsmøderne 2. mandag i
månederne september, december og april.
Deadline for materiale til trykning i Slægts-Tidende jævnfør datoer for
deadline i bladet.
Indlæg, der ønskes optaget sendes/leveres senest på deadline datoen til
redaktøren.
Redaktøren og kassereren har sammen kontakten til trykkeri for
aflevering og afhentning af alt materiale.
Redaktionsudvalget
Redaktionsudvalget til Slægts-Tidende består af interesserede
bestyrelsesmedlemmer og redaktøren.
Den udpegede redaktør leder gruppens arbejde.
På
sæsonens sidste medlemsmøde, ca.1 måned efter generalforsamlingen,
udsendes følgende materiale til medlemmerne: Slægts-Tidende’s
april-nummer samt, hvis færdigt, Sæson-Programmet for den følgende
sæson og flyer angående sommerturen.
Formand orienteres hurtigst muligt om udgivelser og den øvrige
bestyrelse orienteres efterfølgende.
Forlystelsesrådet
Forlystelsesrådet koordinerer ture og ekskursioner og hjemtager
nødvendige tilbud samt tilrettelægger forløbet og sørger for layout
til invitationer/opslag/flyver til godkendelse i bestyrelsen inden
udsendelse.
Forlystelsesrådet - eventuelt med assistance fra bestyrelse eller andre
- planlægger introtur til udflugtsstedet. Omkostninger i forbindelse
med introturen afholdes af deltagerne.
Forlystelsesrådet orienterer formanden og den øvrige bestyrelse.
Moccamestrene
Moccamester og ass. moccamester sørger for, at der kan serveres
kaffe/the med eventuelt tilbehør til alle foreningens møder i
foreningslokalet samt aftalte fornødenheder i forbindelse med
ekskursioner.
Web-master
Web-master vælges af bestyrelsen.
Web-masteren sørger for at foreningens hjemmeside ajourføres med et
passende interval og har et indhold, der er afstemt med bestyrelsen.
I
øvrigt hjælper vi hinanden i fornødent omfang, så det for alle kan være
en fornøjelse at være medlemmer af