Logo
Trekantområdets Slægtshistoriske Forening
Foreningen Hvem forsker hvad Bogreolen Links FotoalbumTil forsiden
Vejledning for Bestyrelsen i TREKANTOMRÅDETS SLÆGTSHISTORISKE FORENING


Foreningens virke fremgår af vedtægtens seneste udgave af 9. marts 1998.
Foreningen ledes af en bestyrelse, hvis medlemmer i henhold til vedtægtens § 8, vælges på generalforsamlingen i marts måned.
På et snarest efterfølgende bestyrelsesmøde konstituerer bestyrelsen sig ved fordeling af bestyrelseshvervene mellem sig. Ingen er valgt til et bestemt hverv med mindre en betinget valgvillighed er fremsat for generalforsamlingen eller formanden. 

Suppleanterne deltager på lige fod i bestyrelsesarbejdet og påtager sig traditionelt hvervene som moccamestre.

Indehaverne af de enkelte hverv har visse pligter at passe:

Formanden
1) Forestår afviklingen af de programsatte mødeaftener
    a) Oplåsning og aflåsning af mødelokalet med den af Lokalhistorisk Arkiv betroede nøgle og alarmkode. Oplukning normalt kl. 18.30.
    b) Sørger for, at de af foredragsholderen bestilte tekniske hjælpemidler er til stede.
    c) Fungerer som mødeleder – hvilken funktion selvfølgelig kan uddelegeres.

2) Indkalder til bestyrelsesmøder
    a) Udsender dagsorden (normalt på mail til bestyrelsens medlemmer) i god tid.
Minimumbehovet for bestyrelsesmøder er:
Februar (inden generalforsamlingen)
Dagsorden:
1) Valg til bestyrelsen
2) Regnskab og budget
3) Dirigent-forslag
4) ”En interessant film”- valg af -
5) Slægts-Tidende
6) Aktiviteter / anskaffelser. Forslag som skal medregnes i budgettet.
7) Eventuelt    

Marts (efter generalforsamlingen)
Dagsorden:
1) Konstituering af bestyrelsesposter
2) Foredragsønsker for næste sæson
3) Slægtshistoriske temaaftener
4) Evt. ekskursioner
5) Udflugt
6) Evt. aktiviteter / anskaffelser
7) Eventuelt

I øvrigt bestyrelsesmøder efter behov. De kan normalt afholdes på Lokalhistorisk Arkiv.
(Konferér med arkivets kalender i frokoststuen og Arkivleder)

3) Sammensætter den følgende sæsons program
   Sæsonen omfatter 8 mødeaftener, hvoraf marts måneds er generalforsamling. Af de resterende 7 afvikler vi traditionelt de 6 med fremmed foredragsholder arrangeret i samarbejde med Folkeuniversitetet.
   a) De fremsatte emneønsker søges imødekommet i prioriteret rækkefølge med passende foredragsholdere, som skal kunne godkendes af Folkeuniversitetet.
   b) De ønskede foredragsholdere kontaktes telefonisk for aftale om emne, dato og aflønning gennem Folkeuniversitetet.
   c) Folkeuniversitetet Lillebælt (p.t. v/ Lisbeth Vingum Jensen, Fredericia Bibliotek) ansøges skriftligt om godkendelse af foredragsholderne og emner ved samtidig 
tilsendelse af det ønskede program med oplysning om, at foredragsholderne har givet telefonisk tilsagn. (Folkeuniversitetet kontakter derefter foredragsholderne og 
tilsender efterhånden for-manden de underskrevne kontrakter med girokort og foredragsholdernes praktiske ønsker).
   d) Foredragsholderne takkes skriftligt (i postbesørget brev – vedlagt vores ”gamle” program som præsentation af os) for deres tilsagn og oplyses om, at aftalen er 
videregivet til Folkeuniversitetet.
   e) Bestyrelsen tilsendes (vedhæftet på mail) – samtidig med c) og d) – det opstillede program.
   f) SLÆGTEN’s redaktør (pt. Tommy P. Christensen) skal pr. mail modtage efterårsprogramdelen/generelle praktiske foreningsoplysninger/bestyrelsen inden deadline: 1.maj. Tilsvarende forårsprogramdelen inden 1.november.
   g) Ca. en uge før mødet tilsendes foredragsholderen (som reminder og velkomst) foreningens sæsonprogram med bekræftelse på, at de ønskede praktiske hjælpemidler vil være til stede og at evt.hotelreservation er foretaget.(Folkeuniversitetet foretager hotelreservationen, men tjek lige med FU!)

Næstformanden
Næstformanden træder i stedet for formanden, hvis denne har forfald og indtræder midlertidig – eller sørger for, at et bestyrelsesmedlem kan indtræde midlertidigt - for sekretæren, bibliotekaren og forlystelsesråden, hvis disse har forfald ved møder og arrangementer.

Kassereren
Kassereren sørger for god regnskabsmæssig etik og indsamler alle bilag på foreningens indtægter og udgifter samt sørger for rettidige betalinger efter bilag i forening med formanden.
Kassereren udarbejder årsregnskab til bestyrelsens efterretning inden fremlæggelse på generalforsamlingen.
Kassereren sørger for at alle medlemmer er registreret med navn og adresse i forbindelse med udsendelse af kontingentindbetaling og andet postalt materiale, samt at alle medlemmer får udstedt et navneskilt.
Kassereren tjekker medlemmernes kontingentbetalinger og rykker for eventuel manglende betaling.
Kassereren sørger for at alle navnekuverter, som ikke er afhentet ved medlemsmøder, bliver sendt.
Kassereren indsamler betalinger for kaffe, gæstebilletter og eventuelle andre aftalte ydelser ved medlemsmøderne.
Kassereren og redaktøren har sammen kontakten til trykkeri for aflevering og afhentning af alt materiale.

Sekretæren
Sekretæren sørger for, at der skrives referater fra alle bestyrelses-, udvalgsmøder og arrangementer til arkivering i Bestyrelsesprotokollen. Kopi fremsendes til bestyrelsen.
Sekretæren sørger for udarbejdelse af tilmeldingsliste og andre lister i forbindelse med foreningens arrangementer samt sørger for, at billed- og andet eksternt materiale indsamles i Arkiv-mappen.
Sekretæren sørger for, at der udskrives navnekuverter til forsendelse af foreningens publikationer, meddelelser og indbetalingsgirokort samt pakning af kuverter med indhold til forsendelse.

Bibliotekaren
Bibliotekaren sørger for, at alle publikationer i foreningens bibliotek er til stede, samt at tilkomne publikationer bliver registreret i udlånsmappen efter regler udarbejdet af bestyrelsen.
Bibliotekaren sørger for, at udlån hjemkommer til foreningens bibliotek ved henvendelse til glemsomme lånere.

Redaktøren
Næstformanden vælges til redaktør af foreningens medlemsblad Slægts-Tidende, hvis ingen anden vælges.
Slægts-Tidende udkommer 3 gange årligt ved medlemsmøderne 2. mandag i månederne september, december og april.
Deadline for materiale til trykning i Slægts-Tidende er senest 3 uger før udgivelsesdatoen.
Indlæg, der ønskes optaget sendes/leveres senest 5 uger før udgivelsesdatoen til redaktøren.
Redaktøren og kassereren har sammen kontakten til trykkeri for aflevering og afhentning af alt materiale.

Redaktionsudvalget
Redaktionsudvalget til Slægts-Tidende består af interesserede bestyrelsesmedlemmer og redak-tøren.
Den udpegede redaktør leder gruppens arbejde.

På sæsonens sidste medlemsmøde, ca.1 måned efter generalforsamlingen, udsendes følgende materiale til medlemmerne: Slægts-Tidende’s april-nummer samt, hvis færdigt, Sæson-Programmet for den følgende sæson, giroindbetalingskort og flyer angående sommerturen. Omkring 1. juli modtager et medlem af bestyrelsen ”SLÆGTEN” fra SSF, som straks efter udsen-des til medlemmerne sammen med Sæson-Program for den følgende sæson, giroindbetalingskort og flyer angående sommerturen, hvis ikke det tidligere er blevet udsendt.
Formand orienteres hurtigst muligt om udgivelser og den øvrige bestyrelse orienteres efterføl-gende.

Forlystelsesråden
Forlystelsesråden koordinerer ture og ekskursioner og hjemtager nødvendige tilbud samt tilret-telægger forløbet og sørger for layout til invitationer/opslag/flyver til godkendelse i bestyrelsen inden udsendelse.
Forlystelsesråden - eventuelt med assistance fra bestyrelse eller andre - planlægger intro-tur til udflugtsstedet. Omkostninger i forbindelse med intro-turen afholdes af deltagerne.
Forlystelsesråden orienterer formanden og den øvrige bestyrelse.

Moccamestrene
Moccamester og ass. moccamester sørger for, at der kan serveres kaffe/the med eventuelt tilbehør til alle foreningens møder i foreningslokalet samt aftalte fornødenheder i forbindelse med ekskursioner.

Web-master
Næstformanden vælges som web-master, hvis ingen anden vælges. Web-masteren sørger for at foreningens hjemmeside ajourføres med et passende interval og har et indhold, der er afstemt med bestyrelsen.

I øvrigt hjælper vi hinanden i fornødent omfang, så det for alle kan være en fornøjelse for alle at være medlemmer af

TREKANTOMRÅDETS SLÆGTSHISTORISKE FORENING

  

Tilbage til referatoversigt