Referat fra bestyrelsesmødet den 6. marts 2013, kl. 19:00
Af Otto Geisler, sekretær

Deltagere: Formand Jesper Ratjen.
                  Næstformand Kai Aurbo.
                  Kasserer Jonna Qvortrup.
                  Moccamester Leif Horsmark.
                  Ass. moccamester Irene Hansen.
                  Sekretær Otto Geisle.
                  Afbud fra: Bibliotekar Laila Køngerskov.
                  Forlystelsesråden Vita Horsmark.

Arkiv: Forhandlingsprotokollen

Referatet udsendes til samtlige bestyrelsesmedlemmer. Referatet er baseret på formandens indkaldelse af 27. februar 2013, som var udsendt på mail.

1) Generalforsamlingen:

a) På valg til bestyrelsen er: Jesper Ratjen og Kai Aurbo, som begge modtager genvalg, samt Otto Geisler som ikke modtager genvalg. 2 suppleanter, revisor og revisorsuppleant (vælges hvert år): Leif Horsmark (modtager betinget genvalg). Leif søger selv en mulig afløser og informerer formanden. Irene Hansen, revisor John W. Rasmussen og revisorsuppleant Gudmund Bornemann Madsen modtager alle genvalg.

Laila Køngerskov ønsker af helbredsårsager at udtræde ved denne termin og har en kontakt til Nina Andersen. Formanden forsøger en kontakt til Nina Andersen for at få bekræftet opstillingen.

Øvrige forslag til bestyrelsen er Niels Thomsen, som gerne modtager valg. Bestyrelsen har taget dette til efterretning.

b) Regnskab og budget fra Jonna Qvortrup.

Jonna gav en kort redegørelse. Regnskabet ligger på niveau som sidste år. Formuen viser et resultat på godt 16.000 kr. Drøftelse omkring opkrævningsformen og betalingsfristen. Bestyrelsen konkluderede, at der i forbindelse med kontingentopkrævningen fremsendes et målrettet brev til medlemmerne angående opkrævningen og opkrævningsformen via bankoverførsel. Nedenfor kan øvrige nødvendige oplysninger anføres. Som sidste rettidig indbetalingsdato sættes den første mødeaften i den nye sæson. Kontingentet indbetales kontant til kassereren; evt. i forbindelse med Sensommerudflugtens gennemførelse. Tidligere har bestyrelsen besluttet at ekskludere medlemmer, som ikke betalte kontingent efter en personlig påmindelse. Denne regel fastholdes og formanden orienterer generalforsamlingen.

9 medlemmer er af denne grund i denne sæson ekskluderet af foreningen.

Portoomkostningerne er relativ store, men må accepteres af bestyrelsen.

Bestyrelsen besluttede, at kontingent og gæstebillet for den kommende sæson forbliver det samme som nu. 

Regnskab og budget indstilles til generalforsamlingens godkendelse. Regnskab og budget kopieres til alle fremmødte på generalforsamlingen.

c) Karsten Thomsen har indvilget i at være bestyrelsens forslag til dirigent.

d) ’Den interessante film’ bliver Kai Aurbo’s dvd nr. 10: Fra danskernes egen historie ”Folkefester”. En enig bestyrelse godkendte valget.

2) Slægts-Tidende og hjemmeside:

a) Stor ros til web-master Kai Aurbo for det flotte resultat både af opsætningen af Slægs-tidende og af hjemmesiden.

b) Kai Aurbo har ingen specificerede problemer med at indsætte på hjemmesiden. Formanden bør reklamere i højere grad for hjemmesidens fortræffeligheder på møderne. Medlemmerne skal igen mindes om, at der kan indleveres indlæg til bladet.

3) Aktiviteter:

Umiddelbart havde bestyrelsen ingen omkostningskrævende initiativer, der skulle medregnes i næste års budget.

a) Til Sensommerudflugten havde formanden et forslag om at besøge Himmelbjerget og egnen deromkring, hvori der er flere spændende udfordringer. Generalforsamlingen forespørges ligeledes.

b) Der er p.t. ingen særskilt udstillingsaktivitet i næste sæson ud over ”Arkivernes Dag”, hvor foreningen forventelig (som i 2012) også vil være repræsenteret i Middelfart.

c) Til medlemsbiblioteket er det eneste forestående indkøb bogen ”Dansegilde og Mordbrand” (Vejledning om retsbetjentarkiver), som formanden forsøger at indkøbe antikvarisk. I forbindelse med biblioteksopbygningen er der frasorteret bøger og hæfter, som kan bortsælges ved en auktion.

d) Intet under ”Andet” at bemærke.
Bestyrelsen tog punkt 3 til efterretning.

4) Eventuelt:

Formanden havde pr. mail modtaget oplæg og invitationer til SSF-årsmødet. Ingen interesse blandt bestyrelsesmedlemmerne for at modtage dem tilsendt.  SSF-medlemstallet korrigeres for fremtiden til at være = antallet af husstande (kontigentudgifter).

Tilbage til referatoversigt