Bestyrelsesmødet, den 1. marts 2012, kl. 19:00

Tema: Den kommende generalforsamling, Slægts-Tidende, Aktiviteter.

Deltagere:   Formand Jesper Ratjen.
                  Næstformand Kai Aurbo.
                  Forlystelsesråden Vita Horsmark.
                  Kasserer Jonna Qvortrup.
                  Moccamester Leif Horsmark.
                  Ass. moccamester Irene Hansen.
                  Sekretær Otto Geisler.
                  Afbud fra: Bibliotekar Laila Køngerskov. 

Arkiv: Forhandlingsprotokollen. 

Referatet udsendes til samtlige bestyrelsesmedlemmer.                  

Referatet er baseret på formandens indkaldelse af 21. februar 2012, som var udsendt på mail. 

1) Generalforsamlingen:
a) På valg til bestyrelsen er: Jonna Qvortrup, Laila Køngerskov og Vita Horsmark, som alle modtager genvalg.
2 suppleanter, revisor og revisorsuppleant (vælges hvert år): Leif Horsmark, Irene Hansen, revisor John W. Rasmussen og revisorsuppleant Gudmund Bornemann Madsen modtager alle genvalg.
Bestyrelsen har taget dette til efterretning. 

b) Regnskab og budget fra Jonna Qvortrup.
Bestyrelsen fik den orientering, at regnskabet havde samme niveau som sidste år, der forekommer ikke nævneværdige ændringer. Der fremstår ikke ekstraordinære forhold. Budgettet bliver på samme niveau som sidst, hvorfor bestyrelsen besluttede ikke at ændre på kontingentet, der således forbliver uforandret.
Jonna Qvortrup havde desværre ikke fået papirerne med, men bestyrelsen fandt orienteringen i orden.
Regnskab og budget indstilles således til generalforsamlingens godkendelse.
Regnskab og budget kopieres til alle fremmødte på generalforsamlingen.

c) Bestyrelsens forslag til dirigent er medlem Jens Hansen, som har indvilget deri. 

d) ’Den interessante film’ bliver Kai Aurbo’s dvd nr. 31: Fra danskernes egen historie ”Oplevelser fra Syd- og Sønderjylland”. En enig bestyrelse godkendte valget. Otto Geisler undersøger, om arkivets lydanlæg kan tilsluttes computeren ved afspilningen. Alternativet kunne være, at Kai Aurbo ville kunne medbringe løse højtalere, der kan tilkobles fremvisningscomputeren.  

2) Slægts-Tidende:
a) Otto Geisler udarbejder resuméer af referater fra medlemsmøderne fra og med 30. november samt finder ”historier” med relevans til referaternes emner udarbejdet i A5-formater svarende til 8 -10 sider. Materialet sendes til Kai Aurbo i løbet af marts. 

b) Kai Aurbo præsenterede et forslag på en ny hjemmeside fra en anden udbyder end den nuværende. Hjemmesiden vil blive meget mere hensigtsmæssig at administrerer. Prisen for den valgte kapacitet er på kr. 24,- pr. måned + kr. 45,- pr. år for domænenavnet. Der er mulighed for at hæve kapaciteten over tid til en leje af kr. 49,- pr. måned + domænenavn.

Et nyt domænenavn vil blive: ”trekanten-slaegt.dk”, og hvor den ”gamle” hjemmeside bliver linket op til den nye.
Bestyrelsen besluttede at gennemføre processen, da den samtidig kun ville blive lidt dyrere end den nuværende, men samtidig gøre det meget nemmere at arbejde med for web-masteren.
Indholdet på hjemmesiden vil være som det i dag kendte. Tidshorisont: I løbet af efteråret.
Kai Aurbo arbejder videre med projektet.

Slægts-Tidende bliver sendt i 2 eksemplarer til Det Kongelige Bibliotek direkte fra MV Tryk, meddeler Leif Horsmark.

Alle henvendelser om ”oversættelse” eller andre slægtshistoriske spørgsmål fra medlemmerne rettes til formanden, som vil videreformidle kontakten til et medlem, som har mulighed for afhjælpe det aktuelle spørgsmål.
Indhold fra andre slægtshistoriske foreningers blade kan gengives i Slægts-Tidende mod nødvendige tilladelser. 

3) Aktiviteter:

Der fremkom ingen omkostningskrævende initiativer fra bestyrelsen, som skal medregnes i næste års budget.
Bestyrelsen var enig om, at betænke Jørgen Clausager med en beskeden gave, når han fratræder Lokalhistorisk Arkiv for Fredericia og Omegn. Forslaget var en topografisk kortbog over Danmark. 

a) Sommerudflugten skal i år tilgodese det fynske. Lundegård og Nr. Broby Kirke blev draget frem som et forslag. Bestyrelsen lod det være op til generalforsamlingen og den nye bestyrelse at fremkomme med yderligere forslag. 

b) Kai Aurbo’s forslag om en udstilling på Børkop Bibliotek blev drøftet. En kontaktperson kunne være Bodil Højlund fra Lokalhistorisk Arkiv i Børkop. Måske kunne der lånes en montre til formålet. Det videre arbejde overlades til foreningens nye bestyrelse. Tidspunktet for udstillingen ville blive oktober 2012. 

c) Ændringen af foreningens biblioteksstruktur med blandt andet en anden oversigt af bibliotekets indhold af bøger til medlemsudlån overlades til den nye bestyrelse. Der forestår ikke umiddelbart indkøb til medlemsbiblioteket. 

d) Andet: Jonna Qvortrup nævnte, at 8 medlemmer står til eksklusion på grund af kontingentrestance. Bordet rundt blev der drøftet muligheder.
Bestyrelsen blev enig om, at der tilsendes et brev om restancen samtidig med et girokort med indbetalingsfrist. I foreningens vedtægt § 4 er anført de nærmere betingelser ved at være i restance. Jonna Qvortrup vil arbejde med denne opgave.
Det blev bragt i forslag at udarbejde en velkomst-/indmeldelsespakke til nye medlemmer. Det blev foreslået, at den nye bestyrelse arbejder videre med dette.

Mødet slut kl. 21:15.

Otto Geisler, sekretær.

Tilbage til referatoversigt