Bestyrelsesmødet den 5. oktober 2011, kl. 19:00

Emne: Hjemmesiden.

Deltagere:  Formand Jesper Ratjen.
                  Næstformand Kai Aurbo.
                  Forlystelsesråden Vita Horsmark.
                  Kasserer Jonna Qvortrup.
                  Moccamester Leif Horsmark.
                  Ass. moccamester Irene Hansen.
                  Sekretær Otto Geisler.                                                   

Arkiv: Forhandlingsprotokollen. 

Referatet udsendes til samtlige bestyrelsesmedlemmer.                 

Referatet er baseret på formandens indkaldelse af 30. september 2011, som var udsendt på mail. 

Formanden bød velkommen til dette møde, hvor der på forhånd var fremsendt forskellige bilag.

Aftenen bød på kaffe med hjemmebagte muffins fra Vita.
 

Ad. 1: Web-master Kai præsenterede et enormt stort forarbejde på en revidering af foreningens hjemmeside. Bilagsmaterialet lå fremme på bordet til deltagerne.
Forsiden og menu-søjlen får et nyt design, hvor nogle overskrifter udgår, andre sammenlægges og der ændres på rækkefølgen.

Nyt menupunkt tilføjes med: ”Om os”, som et meget positivt tiltag og indlæg om foreningen.

Menuen: ”Seneste nyt” skal indeholde ’seneste nyt’, som er budskaber, der er vigtige at få kommunikeret ud. Det kunne f.eks. være nye og interessante søgelinks, nye bogtitler til foreningens bibliotek eller medlemstilbud på bøger og hæfter m.v.

Menuen: ”Hvem forsker hvad?” erstattes af en skematisk oversigt med input fra medlemmerne med medlemsnavne, oversigt over hvad, hvor og periode for det, medlemmet forsker i. Dertil havde Kai vedlagt et eksempel samt et skema, som interesserede medlemmer kan indtegne sig på, inden oplysningerne bliver skrevet ind på hjemmesiden. Skemaet kunne f.eks. fremgå i hjemmesidens ”Seneste nyt”. Skemaer bliver kopieret og ligger til afhentning på medlemsmøderne.

Menuen: ”Bogreolen” blev drøftet intenst for at gøre den mere overskueligt og lånervenligt. Der fremkom rigtig gode forslag. Resultatet blev, at foreningens bogsamling ordnes efter temaer eller efter gruppebetegnelse – f.eks. Håndbøger, Slægtsforskning, Slægtshistorie osv., samt at der foruden titlen på bøgerne også bliver angivet et kort resumé af indholdet (3 linjer) eller med undertitlen, og at det fortløbende biblioteksnummer forbliver, som det er i dag måske fulgt op af en gruppebetegnelse. Herefter opstilles oplysningerne i skemaform f.eks. i tema- eller gruppebetegnelsesorden. Kommer der andre gode ideer til, skal de være velkomne til web-masteren.
Det blev ikke her nærmere besluttet om, hvem gør hvad, hvornår, da Laila ikke var til stede. Men der var enighed om, at Jesper ville være den bedste til at afgøre tema- eller gruppebetegnelsen, og at den øvrige bestyrelse vil arbejde ivrigt med, for at få et bæredygtigt system op at stå.

Menuen: ”Links” bliver sat op i skemaform med en kort oversigt over web-sidens indhold. Kai havde vedlagt et eksempel på skema med indhold, som bestyrelsen var helt enige i.

Menuen: ”FamilySearch” udgår, som indholdet fremstår i dag, men web-adressen overføres til ”Links” i skemaet.

Menuen: ”Foller’s Bookmarks” overføres som links i skemaet efter de samme principper som ved menuen: ”Links”. De ca. 68 nuværende web-adresser er Kai velkommen til at runddele til bestyrelsens medlemmer, for at vi kan hjælpe med at give en kort beskrivelse af web-adressens indhold, før det bliver indsat i skemaet. Vita har på forhånd tilsagt sin hjælp.

Menuen: ”Tysk ordbog” forbliver, men opsættes 2-spaltet i skemaform, som det eksempel Kai havde fremlagt. Måtte der være fejl og mangler i ord eller oversættelse, rettes de hen ad vejen.

Menuen: ”Godsarkiver” med indhold slettes.

Der blev ikke nærmere besluttet en deadline for ændringernes indførelse på hjemmesiden, hvorfor det må ske efterhånden som Kai beslutter, at delopgaverne bliver færdige. Kai skal være velkommen til at uddelegere opgaverne.

Ad. 2: ”Forretningsorden for bestyrelsens arbejde” som et foreløbigt udkast fra Otto og udkastet fra Jesper om: ”Vejledning for bestyrelsen …” fik nogle omgange rundt om bordet med kommentarer fra samtlige.
Formanden betonede, at ingen på forhånd er valgt til et bestemt hverv i bestyrelsen. Resultatet blev, at formanden fastholder sin formulering og slutbemærkningen på sit udkast og at øvrige bestyrelsesmedlemmer indskriver sig med hver deres formulering på egne opgaver.
Otto kontakter der enkelte opgavebesiddere og får deres formulering, som indskrives i vejledningen. Derefter modtager hvert bestyrelsesmedlem et eksemplar netop som vejledning. 

Ad. 3: Efter en rundbordssnak var der enighed i bestyrelsen om, at samarbejdet med Koldinghus Forening af Slægtsforskere om gensidig medlemsdeltagelse til foredrag forbliver efter de principper, som p.t er gældende for Trekantområdets Slægtshistoriske Forenings gæsteadgang. Jesper meddeler Koldinghus Forening resultatet. Det blev nævnt, at de forskellige omkringliggende foreninger har meget forskellig adgangsbetaling til foredrag, og at vores forening lokalemæssigt til tider ikke kan rumme yderligere tilstrømning af publikum.
Formandens tilbagemelding af 6. oktober 2011 til Koldinghus Forening:

Hej John
Du spurgte engang i sommer, om der var - eller havde været - en aftale vores foreninger imellem at medlemmerne gensidigt kan deltage i hinandens foredrag til halv gæstebilletpris. Jeg kunne svare dig, at der ikke var, eller havde været, en sådan aftale. Vi har nu drøftet det i bestyrelsen. Vi finder ikke, at der er behov for en sådan aftale. Vi har de sidste 10 år haft en gæstebilletpris på 35 kr. og har ikke aktuelle planer om at sætte prisen op, så den burde ikke afskrække nogen. I øvrigt har vi flere medlemmer, som også er medlem hos Jer.
Venlig hilsen
Jesper

Ad. 4: Til ”Arkivernes dag” den 12. november skal der opstilles udstillingsmateriel. Jonna og Otto opstiller sammen med Jesper om fredagen den 11. november fra kl.                     14:15. Der er aftalt pakning af udstillingen om mandagen den 14. november fra kl. 10. Otto og Kai deltager. Jonna og Jesper deltager ved foreningens stand den 12.            november.
           Alle er velkomne til ”Arkivernes dag” på Lokalhistorisk Arkiv for Fredericia og Omegn den 12. november. 

Ad. 5: Intet andet til drøftelse. 

Ad. 6: Otto forespurgte på et delregnskab. Formanden meddelte, at der ikke udarbejdes delregnskaber til bestyrelsen og at økonomien er god. Jesper havde fået                           fremsendt en bog: ”Slægtsforskning i ældre kilder” af Jørgen Markvad. Bogen er et opslagsværk og kommer hele landet rundt ud fra Herred og sammenhørende Amt           med web-adresser på netop ældre kilder. Ved en samlet bestilling kan bogen købes for kr. 100,- mod enkeltvis kr. 140,- fra forfatterens forlag gennem foreningen.             På de næste medlemsmøder bliver der fremlagt en bestillingsliste, hvor medlemmerne kan afgive bindende bestilling. Bogen skal forudbetales med de 100,- kr.

Mødet slut kl. 21.

Otto Geisler, sekretær.

Tilbage til referatoversigt